قبل الانطلاقة جولة في غوغل:
قبل المضي في كتابة هذا الموضوع الذي شد انتباهي منذ مدة، اتخذت جولة في محرك البحث غوغل لأرى مستوى الكتابة في هذا الموضوع، لعلي أستفيد ممن سبقني، فوجدت النتائج كثيرة جدا، والموضوع أخذ اهتماما واسعا، فالمشكل ليس في الإنسانية كلها ولكن حسب الواقع فهو عربي، لأن غير العربي زيادة على اكتشافه هذه الوسائل المتطورة كان الأول في استعمالها، والحاجة أم الاختراع كما قيل، فعندما وجد إنه يحتاجها وفّرها وأحسن استغلالها.
تعريف التواصل وأهمية المراسلة:
نحتاج في حياتنا اليومية للتواصل بأنواعه ومستوياته من الإشارة والكلام ثم إلى الكتابة، مما ينتج حركة وسيولة ومرونة في القيام بالمهام والأعمال، – واقتباسا من مدونة محمد بدوي– فحسب تجربة لأحد المدراء على موظفيه في العمل خلص إلى هذه الحقائق:
- إن كان التواصل وجها لوجه: نسبة الفاعلية تصل إلى 100%
- إن كان التواصل عن طريق شخص أخر / وسيط: نسبة الفاعلية تصل إلى 80%
- إن كان التواصل عن طريق ورقة رسمية مطبوعة: نسبة الفاعلية تصل إلى 60%
- إن كان التواصل عن طريق الهاتف: نسبة الفاعلية تصل إلى 40%
- إن كان التواصل عن طريق الفاكس: نسبة الفاعلية تصل إلى 30%
- إن كان التواصل عن طريق البريد الالكتروني: نسبة الفاعلية تصل إلى 20% و قد تقل لتصل إلى 5% في حال لم يفتح البريد الالكتروني.
وفعلا هذا ما نراه مجسدا في حياتنا اليومية فآخر الوسائل لدينا هي البريد الإلكتروني رغم أنها الأسهل والأفضل من حيث الوضوح وسرعة التعامل ووفرة الخيارات.
استعملنا البريد الإلكتروني أول الأمر للترفيه وإرسال الصور والمواضيع التي تصلنا ببريد آخر، حيث تصبح مهمتنا تحويل الرسالة فقط لغيرنا.
أعتقد أنه لا يخالفني أحد الرأي بأن أغلبيتنا – أو لنتحدث عن مستعملي الأنترنت بالتحديد- نملك بريدا إلكترونيا واحد على الأقل، فماذا لو كان الاستعمال لغرض التواصل على مستوى العمل والجدية، ونستعمل الأداة في مجالها وما وضعت لأجلها وماذا نريد أكثر من كونها خدمة مجانية حاولت بعض الشركات سابقا تحويلها لخدمة مدفوعة، ولولا عدم الإجماع من الشركات المقدمة للخدمة لوقع ذلك، مع أن من يعرف قيمة الخدمة جيدا سيستعملها ولو كلفته أموالا.
لما نحث على التواصل بالبريد الإلكتروني لا نطلب كتابا أشعار ورسائل ذات الصفحات الكثيرة، ولكن جملة واحد تتضمن موضوع الرسالة مع تحية وشكر بسيطين، فالوقت وقت سرعة، وإنجاز المهام أهم من كل شيء، حتى أننا نسمع باجتماعات مجلس الإدارة ونتفاجأ من كون الكثير منها لا تستغرق أكثر من عشر دقائق أو ربع ساعة !!
مجالات استعمال البريد الإلكتروني:
- ضبط المواعيد:
لطلب عقد موعد أصبح من الضروري استعمال البريد الإلكتروني لتأكيد الحضور وهذا يحدث عند عقد المؤتمرات إذ ترسل اللجنة المنظمة دعوات للحضور، ثم ترسل تذكيرا آخر بعد مدة معينة، وتمهل المعني بالرد في أجل محدد، كما يحدث هذا أيضا في حجوزات الطيران حاليا إذ ألغت العديد من الشركات الأسلوب التقليدي في التذكرة واعتمدت التذكرة الإلكترونية والتي لا تصل إلا عبر البريد الإلكتروني.
- وسيلة للتواصل بين فريق عمل عن بعد:
بتطور التقنية انتفى عامل البعد ولم يعد سببا لتعطل المشاريع والأعمال، ونجد على سبيل المثال مواقع ضخمة عالمية واجتماعات فرق عمل تدار بأشخاص من بلدان وقارات مختلفة وهذا بفضل خدمة البريد الإلكتروني خاصة إذا كان البرنامج الزمني يختلف بين أفراد ذلك الفريق.
- إرسال تهاني المناسبات للأصدقاء والأقارب…
كثيرا ما اتهمنا الانترنت وتطور التقنية بأنهما عاملان لاختفاء اهتمام الناس ببعضهم البعض، وتلاشي العلاقات الروحية بينهم، وطغيان الحياة المادية لكن بمهارات قليلة يمكن الجمع بين الماضي والحاضر كأن نتذكر أسرنا وإخواننا وأصدقاءنا في كل مناسبة بتهنئة ودعاء. خاصة إن كانت المراسلة من تأليفنا وليست نسخ ولصق من نماذج مجهزة سابقا.
- استفسار عن منتج أو خدمة في مؤسسة:
إذا ما شاهدنا إعلانا تلفزيونيا أو في جريدة أو صادفناه بأي طريقة كانت، فأحسن وسيلة لمزيد من المعلومات عنها إن تعذر الحضور شخصيا هو البريد الإلكتروني، خاصة بحسن المخاطبة واختيار الكلمات التي تليق بمثل هذه المواقف.
- إرسال سيرة ذاتية لطلب وظيفة.
تطلب المؤسسات الحديثة حاليا سيرة ذاتية وتعتمد في اختياراتها على عدة عوامل من بينها شكل وطريقة كتابة السيرة الذاتية، ولا أدري إن مرت عليكم دورات تدريبية في مهارات كتابة السيرة الذاتية أو حتى مواقع أنترنت متخصصة في ذلك فما عليكم سوى البحث عن ذلك في غوغل.
- تبادل معلومات مع موقع أو شخص في موضوع معين:
إذا كنا نتصفح موقعا فأعجبنا بأمر ما فيه كالسيرة الذاتية لصاحبه أو فكرة نريد تطويرها بالتعاون معه أو موضوع أو مقالة فأكيد أننا نجد بريدا إلكترونيا أو نموذجا للمراسلة نكتب من خلالهما ما نريد.
لا أريد أن تكتفي بالإعجاب وإبداء الاحترام لمن يفعل ما ذكر سابقا، ولكن نحاول البداية ولو بخطوات بسيطة ولا شيء يمنع هذا بتوفر كل الوسائل المطلوبة.
في حديثي عن قيمة التواصل بالبريد الإلكتروني أو بعبارة أخرى (كتابيا) لا يعني أنني أنكر وسائل أخرى فالأمور في تطور، ولكن ما أقصده هو استعمال التقنية في مكانها وإعطائها مظهرا لائقا بتصرفاتنا دون اللجوء إلى معتقدات وتصورات مسبقة خاطئة ننفي بها خدمة مفيدة بمجرد استعمال شخص لها بطريقة خاطئة، والأمثلة على هذا كثيرة سنتحدث عنها لاحقا في مقالات إن شاء الله.
