إذا كان تحقيق الطلبيات Orders التامة Done هو الهدف الأساس فلا شك أن وراءه أسباب لبلوغ تلك الدرجة من العمليات المتكررة بنجاح، ومن جملة الأسباب وضع نظام عمل واضح مرن وقابل للتطوير والتحسين.
باستعمال التقنية البسيطة في بداية المشروع نختار Google sheets ونعمل عليها عن طريق Drive، بحيث نؤسس الجداول والصفحات ونرتب فيها خطوات ومراحل العمل، ونمنح لكل فرد من فريق العمل صلاحياته وفق مهامه، في إدخال وتعديل البيانات بشكل تكاملي دقيق، وهو ما ييسر لنا متابعة المؤشرات ورصد النتائج واتخاذ القرارات في وقتها.
التنظيم الداخلي واعتماد مسارات العمل Process يساهم بشكل مباشر في زيادة الإنتاجية، وتقليل نسبة الخطأ، وبالتالي التقليل من التكاليف، وكذلك تفادي السقوط في خلافات واحتكاكات سواء بين فريق العمل أو مع الزبائن، وهي أخطاء تظهر بشكل آلي عندما يكبر العمل وتكثر العمليات.
القيام بتعليق بعض التوجيهات، والمخططات، في (جدار المكتب/مساحة العمل)، أو عرضها رقميا في الشاشة من شأنه المساهمة في إضفاء جو من الوضوح والتركيز وحتى الثقة لفريق العمل، مثل: مسار الطلبية (من A إلى Z).. طريقة البيع.. أفكار في التسويق.. تحضير الطلبيات.. ضوابط التوصيل.. قوانين الطلبيات المسترجعة..
لكل مشروع تنظيمه الداخلي الخاص به ولو اشترك مع غيره في الهيكل العام، لكن الفارق يكمن في تلك التفاصيل الدقيقة، والخصوصية التي تبنى عليها الإجراءات والخطوات بما يتماشى ويتوافق مع قدرات وسلوك فريق العمل من جهة، والزبائن من جهة ثانية.
توجد حلول تقنية وتطبيقات أخرى أكثر تقدما وتفوقا يمكن أن تكون مناسبة في مرحلة متقدمة من المشروع، عندما تسمح الميزانية بالاستثمار فيها.
